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¿QUÉ SE DEBE TENER EN CUENTA AL CREAR EL PRESUPUESTO DE UN PROYECTO?

Uno de los puntos más importantes de la planificación de proyectos es crear su presupuesto que junto con los tiempos de entrega marcará su ejecución. No importa lo bien planificadas que estén las actividades y los recursos sin un presupuesto que los respalde y haga posible la ejecución del proyecto, sin presupuesto no hay proyecto y con un mal presupuesto no se cumplirá con los costes y tiempos objetivos del proyecto.

El presupuesto del proyecto no tan solo marcará los recursos con los que se pueda contar y por lo tanto su ejecución sino que además, determinará si el proyecto será realmente rentable o necesita un cambio de enfoque. Una vez ha quedado clara la importancia del presupuesto de un proyecto, veremos que se debe tener en cuenta para crearlo.

El primer paso para crear un presupuesto del proyecto consiste en tratar de calcular sus costes directos. Esta es la cantidad de dinero que tendrá que gastar para contratar a empleados o freelance, compra de materiales, los desplazamientos necesarios para reunirse con clientes o subcontratistas y más. La contratación de nuevos miembros del equipo o la búsqueda del material  adecuado también cuesta dinero, por lo tanto de debe tener en cuenta todo lo que supone un coste aunque en un principio no pueda parecer lo más obvio ya que si se olvida, después no cuadrará el presupuesto.

A continuación se deben tener en cuenta los costes indirectos, aquellos que pueden surgir durante la fase de desarrollo del proyecto. Se trata por ejemplo de la adquisición de nuevos equipos informáticos que habían quedado obsoletos en la oficina así como otros gastos generales de oficina, gastos administrativos y otros.

Por último, se debe contar una partida que probablemente será la que se llevará la mayor parte del presupuesto durante el desarrollo de cualquier proyecto, el tiempo. Si se necesita alquilar un equipo específico, se tendrá que saber su precio por hora o jornada y exactamente cuánto tiempo se va a necesitar para calcular exactamente cuánto va a costar. Este proceso de asignación de tiempos se debe hacer tanto con los costes directos e indirectos para tener la estimación más precisa posible de los costes del proyecto.