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QUÉ HACER CUANDO EL PRESUPUESTO DE UN PROYECTO ESTÁ FUERA DE CONTROL

El descontrol del presupuesto de un proyecto puede tener graves consecuencias que dependerán de su desviación. Los problemas con el presupuesto pueden llevar a la pérdida de inversiones, una mala relación con los stakeholders e incluso pueden llegar a acabar con el servicio de gestión de proyectos del project manager o del responsable del desvío. Lo ideal es que no haya ninguna desviación o que esta sea menor, para ello se debe llevar un control exhaustivo del progreso del presupuesto para detectar los problemas con la máxima antelación antes de que lleguen a mayores. Pero cuando no se pueden evitar, hay una serie de cosas que se pueden hacer para mitigar sus efectos.

Por supuesto, el primer paso es averiguar en qué medida se ha desviado el presupuesto para determinar la gravedad de la situación. Es crucial identificar la cifra exacta del desvío y saber dónde se ha producido, a parte de ser útil para la resolución del problema, esta información deberá ser transmitida a los mandos superiores de gestión. Seguramente no se trate de un hecho concreto el que haya provocado que de un día para otro se descontrole el presupuesto, normalmente se trata de un cúmulo de situaciones que se deben identificar para poder evitarlas en el futuro.

Una vez se sabe la cifra del desvío, antes de tomar decisiones drásticas, se debe pensar en cómo afecta esta situación al futuro del proyecto como posibles retrasos. Algunas acciones que pueden parecer lógicas para solventar el problema pueden llevar a costes añadidos en el futuro e incluso a problemas legales.

Si el problema viene por una decisión inadecuada de una persona del equipo, se debe considerar darle la formación necesaria para corregir la falta de conocimiento. En el caso de que sea un problema habitual, se deberá retirar la posición de responsabilidad a esa persona, cada caso es único y hay múltiples factores a considerar.

Por último, una de las mejores soluciones al descontrol del presupuesto es contar con un buen plan de Business y Risk Intelligence que ayude a reaccionar de forma rápida y correcta para poder mitigar los efectos de la desviación del presupuesto.