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LOS BENEFICIOS DE CONSOLIDAR LOS DATOS DEL PORTAFOLIO DE PROYECTOS

Los datos del portafolio de proyectos de una organización pueden contener información de docenas de programas y proyectos y esta gran cantidad de información puede causar problemas. El hecho de consolidar toda esta información agiliza la carga de trabajo y aporta una serie de beneficios a la organización como, por ejemplo, mantener a los project managers informados de los posibles riesgos. Al tener toda la información unta se obtiene una visión más clara de todos los riesgos y de la posibilidad de que ocurran, así se pueden definir mejores estrategias para responder a los problemas. Esta visión completa que se obtiene también permite ver de forma más clara la duración de las actividades y los beneficios que aportarán, por lo tanto, se puede decidir cuáles conviene más priorizar en cada momento.

El hecho de consolidar todos los datos del portafolio de proyectos de la empresa, también es una forma de tener controlada la información asegurando su conservación y acceso por parte de las partes interesadas. Tener los datos desperdigados hace que sean difíciles de encontrar e incluso se lleguen a perder. A parte de mejorar el acceso, el hecho de no tener los datos repartidos en distintos servidores también aumenta su seguridad, cada sitio físico en el que se encuentran los datos supone un punto de vulnerabilidad en su almacenaje. Tener los datos centralizados en un entorno seguro facilita su protección. Consolidar los datos también tiene efectos prácticos sobre la estructura IT de la compañía, deja espacio libre al eliminar datos repetidos utilizando los recursos de una forma más eficiente.

Otro punto relacionado con la facilidad de acceso a los datos es su presentación a los stakeholders del proyecto. Gran parte del éxito de proyecto está condicionado por la relación con los stakeholders y su feedback, dándoles acceso a la información actualizada que necesitan, se asegura una comunicación fluida.