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CÓMO TOMAR LA DECISIÓN DE EMBARCARSE EN UN PROYECTO

Durante el proceso de gestión de un proyecto se deben ir tomando decisiones a lo largo de todo su ciclo de vida, algunas de ellas serán clave para su éxito, pero ninguna será tan importante como decidir iniciar ese proyecto. Todo proyecto empieza con una idea inicial que debe ser evaluada para tomar la decisión de llevarlo a cabo, o no, de esta evaluación depende el éxito del proyecto y hasta la continuidad de la empresa.

Esta decisión debe tomarse en base a un riguroso análisis que derive en la propuesta de proyecto, esta propuesta será evaluada para tomar la decisión final. Se deben tener en cuenta factores como el coste, recursos que se necesitarán, beneficio estimado y el encaje del proyecto con el resto del portafolio y estrategia de la empresa. Esta fase se debe llevar a cabo de la forma más rigurosa posible ya que, de ella depende la decisión más importante que se tomará para un proyecto. El análisis de la fase de iniciación da como resultado la propuesta de proyecto que debe ser revisada en base a unos principios para tomar la mejor decisión.

Toda la información que pueda conseguirse de los stakeholders del proyecto será útil para definir requerimientos y limitaciones. Analizar el proyecto desde el punto de vista del cliente, conocer aspectos como las normativas que puedan influir, la cultura y valores del cliente y la integración de los sistemas es clave en esta fase. Como más temprano se identifiquen los posibles problemas más baratos y fáciles serán de solucionar.

Otro punto importante es la identificación del problema y las mejores alternativas para solucionarlo, se debe ver el problema como la distancia entre el estado actual y el estado deseado. A parte del análisis se deben idear acciones proactivas y preventivas para llegar a la resolución del problema. Una vez se tiene claro el problema y las distintas alternativas para su resolución, se tienen que ordenar teniendo en cuenta sus costes y beneficios. El hecho de cuantificar los costes y beneficios permite comparar alternativas que serían difíciles de comparar teniendo en cuenta factores cualitativos. También se deben tener en cuenta los beneficios intangibles y los requerimientos de recursos y probabilidad de éxito.

Por último, es muy importante que el proyecto esté alineado con la estrategia de la empresa y aporte valor a su portafolio.