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CÓMO PLANTEAR LA PLANIFICACIÓN DE UN PROYECTO

¿Qué es un plan de gestión de proyectos? Es una hoja de ruta que dirige a un equipo desde la fecha de inicio hasta su finalización. Cuando los directores de proyecto trazan el que deberá tomar curso por adelantado, utilizando las estrategias y herramientas correctas, posicionan a sus equipos para trabajar eficientemente y realizar las tareas satisfactoriamente. Hay cuatro puntos importantes a tener en cuenta para crear mejores planes para cualquier proyecto:

1. Poner el Plan de Gestión del Proyecto en Papel

Una parte clave para lograr los objetivos de un proyecto es asegurarse de que el equipo entiende de forma clara las metas y entiende cómo el papel individual de cada miembro encaja para conseguir el objetivo. Los directores de proyecto se preparan para elaborar las estrategias de la manera más efectiva y responder a las necesidades de los trabajadores escribiendo un breve resumen del plan.

En una sola página, se incluye lo siguiente:

Definición del problema que el plan de gestión de proyectos pretende resolver.

• Cómo se beneficiará el negocio.

• Los pasos principales que llevarán a la consecución del proyecto.

• Cualquier dificultad que el equipo pueda encontrar y los riesgos involucrados en el proyecto.

• Establecer las condiciones para la finalización exitosa, incluyendo métricas relevantes.

Una vez que este documento está listo resumiendo estos puntos clave, se puede poner el foco en la elaboración de los detalles sin perder de vista el panorama general. Mantener el resumen breve ayuda a concentrarse en los aspectos más importantes. Si no está seguro de cómo empezar, trate de ver un plan de gestión de proyectos de muestra.

Gestión del Alcance del Proyecto

2. Considerar cuidadosamente la línea de tiempo y el alcance

Mantener a los trabajadores en la tarea y en el calendario marca la diferencia en si una iniciativa cumple sus objetivos, dentro del presupuesto. El director de proyecto mantiene al equipo avanzando estableciendo hitos significativos y plazos alcanzables para los entregables. Si todo el mundo conoce la línea de tiempo, recibe recordatorios regulares y sabe cómo escalar la situación cuando hay un problema, el equipo está en buena forma para hacer su trabajo a tiempo.

Por otro lado, puede haber grandes problemas cuando los miembros del equipo se ven atrapados en tareas no esenciales. Es por eso que tener un plan de gestión del alcance del proyecto es vital. El director del proyecto debe evaluar las metas y los hitos, desglosando exactamente lo que hay que hacer y qué tareas tendrán que esperar para otro momento. Antes de asignar trabajos o aceptar cambios sugeridos a los planes, los directores deben saber exactamente cómo estos cambios se ajustan al alcance establecido.

3. Comunicarse con los stakeholders

Establecer un plan de comunicación de gestión de proyectos desde el principio es otra manera de evitar que el equipo se salga de la pista o cometa errores de despilfarro. Este acuerdo debe abarcar al equipo central, a cualquier otro trabajador que pueda tener participación ocasional, a la gerencia y a cualquier socio o proveedor externo que pueda necesitar actualizaciones de vez en cuando. Para cada contacto, el gerente de proyecto necesita tener claras las mejores herramientas de comunicación a utilizar, los tipos de información que necesitan y el nivel de detalle que debe proporcionar.

4. Anticiparse a los problemas

En cualquier proyecto, habrá retrasos, conflictos y complicaciones. Un plan de gestión de riesgo sólido limita el impacto de estas cuestiones y puede advertir a los trabajadores para evitarlos por completo. El líder debe considerar todos los problemas que podrían surgir antes de tiempo, evaluar su probabilidad, y asignar la responsabilidad de su gestión. Establecer un plan de respuesta y seguir de cerca estas preocupaciones durante todo el proyecto podría evitar una catástrofe.

Entre establecer hitos, coordinar la comunicación y abordar los riesgos, mantener toda la información en una plantilla del plan de gestión del proyecto puede irse rápidamente de las manos. Afortunadamente, el desarrollo de pasos detallados y los ajustes necesarios es mucho más simple cuando se utiliza una solución de gestión de proyectos como Oracle Primavera.