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LOS BENEFICIOS DE LA GESTIÓN DE CARTERAS DE PROYECTOS

El Portfolio Management o Gestión de Carteras lleva la gestión de proyectos y programas a un nuevo nivel. Es donde se observan los proyectos y programas en curso, junto con otras actividades comerciales críticas. Da la imagen completa del cambio organizacional y dónde se están gastando tus recursos. Ya sea que se gestione la cartera a nivel departamental o funcional o en todas las partes de la empresa, puede suponer un gran aumento de la eficiencia y valor para el negocio.

Una Oficina de Gestión de Portafolio estratégica puede ofrecer beneficios organizativos desde el primer día. Éstos son algunas de las mejoras que un enfoque de cartera puede aportar a su empresa.

1. Clasificación de la cartera

¿Dónde se está invirtiendo la mayor parte del esfuerzo? Clasificar los proyectos de la cartera simplemente significa alinearlos por categorías particulares. Se pueden clasificar por departamento para ver donde va la mayor parte de la financiación y el esfuerzo. Otra opción es  alinearlos con los objetivos estratégicos corporativos. Se puede clasificar la cartera de diferentes maneras para satisfacer diferentes propósitos y el beneficio general es que se puede ver de un vistazo si lo que realmente está sucediendo cumple con las expectativas de dónde se deben invertir los recursos.

2. Gestión de la Dependencia

El PMO puede gestionar dependencias entre proyectos y programas. Aquí es donde una iniciativa se basa en otra para un entregable, o tiene que completar algo antes de que otro proyecto pueda avanzar. También podría haber dependencias de recursos especializados o equipos en los que la empresa sólo tiene uno o dos elementos (o expertos) disponibles y estos tienen que ser divididos entre los equipos de proyecto. Las dependencias son difíciles de descubrir. Tener una planificación centralizada y estandarizada de la gestión de proyectos, puede ayudarle a detectar las dependencias más fácilmente. A continuación, los gestores del proyecto pueden ser informados y se pueden elaborar los planes para asegurar que un proyecto no se detiene porque otro no ha hecho lo que se requiere.

3. Gestión del cambio

Un cambio puede tener efectos de largo alcance y podría afectar a otros proyectos. Esto no siempre es fácil de detectar para un gerente de proyecto, o incluso un administrador de programas. El PMO está mejor situado para identificar si un cambio va a tener una implicación para otro programa, o un objetivo estratégico. A continuación, puede aconsejar sobre cómo abordar el cambio y asegurar que todos los involucrados saben cómo responder adecuadamente. Esto podría implicar desafiar el cambio - ¿realmente tienes que hacerlo? ¿Quieres hacerlo, ahora sabes las implicaciones completas?

Esto puede evitar que los problemas aparezcan más tarde.

4. Planificación de la cartera

No se tiene que iniciar cada proyecto en el día que se aprueba. la Planificación de la cartera hace posible planificar el volumen de trabajo y dar prioridad a los proyectos en toda la empresa. También permite a los ejecutivos elegir qué iniciativas pausar para que los proyectos de mayor prioridad puedan ocupar su lugar. La planificación de la cartera es también un valor añadido enorme cuando se trata de la planificación de recursos. Si sabe que tiene proyectos críticos que están siendo entregados y otros que vienen detrás, puede tomar decisiones fundadas sobre si contratar a más recursos de especialistas y directores de proyectos.