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LA MEJORA DE LOS PROCESOS DE GESTIÓN DE PROYECTOS

Uno de los principales aspectos de la gestión de proyectos es la definición de unos procesos a seguir que aseguren su correcto desarrollo. Por eso, es importante ir haciendo revisiones de estos procesos para ir mejorándolos. Esto lleva a menos imprevistos, mejor rendimiento del proyecto y relaciones más profundas con compañeros de equipo y clientes.

Esta es una buena definición de mejora de procesos: es el enfoque sistemático para cerrar las brechas de rendimiento del sistema a través de la racionalización y la reducción del tiempo de ciclo, y la identificación y eliminación de las causas de problemas de calidad, variación de procesos y actividades sin valor añadido.

En la definición anterior, puede encontrar los principales factores que determinan el rendimiento del proyecto:

  • La productividad se menciona en "racionalización y reducción del tiempo de ciclo"; y,

  • La calidad se menciona en "identificación y eliminación de las causas de los problemas de calidad, la variación del proceso y las actividades sin valor añadido”.

Como recordatorio, la productividad es la velocidad con que podemos completar el trabajo, y la calidad es cuántos errores cometemos. En cuanto al uso de un "enfoque sistemático para cerrar brechas de desempeño", hay modelos de mejora de procesos que pueden ayudar a guiar el esfuerzo.

El más básico es el modelo Plan-Do-Study-Act.

La fase "Plan" es donde se mide y evalúa el estado actual, o cómo trabajamos hoy. Entonces el estado futuro, o cómo queremos trabajar mañana, puede ser planeado. A continuación, la fase "Do" es donde se implementa la mejora planificada. Luego, en la fase de "Estudio", la mejora implementada se mide y analiza para ver si cumple con sus objetivos / metas de mejora y para ver si se puede lograr una mejora adicional. Por último, la fase de "Ley" es donde los ajustes y las lecciones aprendidas, si es necesario, se definen bien antes de comenzar el ciclo otra vez con la planificación de su próxima mejora del proceso.

Todos los modelos de mejora de procesos son ciclos que hacen hincapié no sólo en diseñar y establecer procesos una vez, sino también en gestionarlos continuamente y mantenerlos / mejorarlos con el tiempo. Y todos los esfuerzos de mejora de procesos apuntan a mejoras en las áreas de productividad y / o calidad, las cuales tienen un gran impacto en el desarrollo del proyecto.

Algunas mejoras de proceso simples para ayudar con problemas de calidad incluyen:

  • Listar inputs del proceso (especificaciones, herramientas, entregables de arriba hacia arriba, etc.) que son necesarios para poder iniciar un proceso o pasos del proceso.
  • Asegurar que los pasos del proceso sean claros, documentados y fáciles de seguir.
  • Listar los outputs del proceso, asegurándose de definir el 100% de calidad desde la perspectiva del cliente.

Una vez que se conocen los outputs y se define correctamente el 100% de la calidad, se pueden revisar los pasos del proceso y los inputs para determinar cómo puede alcanzar el 100% en los outputs con el menor número de inputs y pasos posibles.

Algunas mejoras sencillas del proceso para ayudar con los problemas de productividad incluyen:

  • Establecer un ritmo para procesar pasos para que los pasos, o grupos de pasos, tomen aproximadamente la misma cantidad de tiempo. De esta forma, puede minimizar los atrasos o las interrupciones entre pasos.
  • Reducir las transferencias para que no tenga que transferir trabajo a otros equipos / departamentos. Las transferencias pueden ser inevitables, pero minimizarlas reducirá las posibilidades de tener tiempo de inactividad entre el trabajo, reducirá las posibilidades de falta de comunicación y reducirá el potencial de introducir errores.

  • Crear una comunicación fluida en el proceso es muy importante. Puede haber varios grupos que necesitan algún nivel de información sobre el proceso o están proporcionando información y / o insumos necesarios para completar el trabajo; Por ejemplo: el director del proyecto, otros equipos / departamentos, la dirección superior, el cliente, los proveedores / vendedores, etc. La comunicación como parte del proceso significa que está incorporada en los pasos, en lugar de una actividad separada que necesita ser recordada. En algunos casos, esta comunicación puede ser automatizada.

La mejora de procesos es una herramienta poderosa y cuando se aplica en los proyectos puede tener grandes impactos en su rendimiento.