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6 PREGUNTAS QUE HACERSE SOBRE SU PROCESO DE GESTIÓN DE PROYECTOS (I)

Hoy en día, la gestión de proyectos es mucho más que proporcionar un conjunto de prácticas para que una oficina del proyecto funcione. Para cumplir con el calendario y presupuesto, las oficinas de gestión de proyectos (PMO) deben tener un buen proceso de gestión de proyectos. Sin embargo, conocer la diferencia entre buenos y grandes procesos puede ser una tarea difícil. En su núcleo, los procesos exitosos de gestión de proyectos proporcionan una dirección ágil y flexible para los cambios en un proyecto.

Los procesos que carecen de estas cualidades pueden conducir a confusión y desorden en la PMO. Pero, ¿cómo evaluar su eficacia? Todo se remonta a la consistencia y la fiabilidad. Por lo tanto, es necesario evaluar la eficacia de los procesos a menudo haciendo una serie de preguntas.

1. ¿Tiene la estructura de equipo adecuada?

La estructura de equipo adecuada contribuye a una mejor colaboración en la PMO. Cuando los empleados entienden sus deberes y cómo afectan el curso de un proyecto, es más probable que satisfagan sus responsabilidades. Además, la colaboración genera un ambiente de trabajo positivo y asegura que los miembros del equipo tengan una distribución igual de trabajo y autoridad sobre un proyecto. Pero, ¿qué más hace una estructura de equipo eficaz?

La estructura del equipo debe seguir un enfoque impulsado por las empresas, un factor clave para el éxito de la gestión de proyectos. A diferencia de los enfoques tradicionales de gestión de proyectos, las prácticas de gestión de proyectos impulsadas por los negocios fomentan la colaboración poniendo el valor actual y futuro del proyecto en primer lugar.

Por ejemplo, los miembros del equipo deben centrarse en las tareas que agregan valor estratégico y tiempo para valorar, no sólo los costos y los resultados. En otras palabras, completar un conjunto de actividades dentro del presupuesto puede carecer de valor si requiere prorrogar el plazo.

2. ¿Se correlaciona la estructura del equipo con el ROI?

Los gerentes de proyecto tienen la doble responsabilidad de completar un proyecto a tiempo y dentro del presupuesto, mientras gestionan las actividades de sus equipos. La estructura de equipo también debe proporcionar un retorno de la inversión (ROI). Además, los gerentes de proyectos deben tener fuertes habilidades de liderazgo, dando a sus miembros de equipo un ejemplo a seguir. Esto alienta la colaboración, la construcción de habilidades y la creación de un entorno de trabajo productivo.

Una estructura de equipo ideal también debe utilizar la tecnología para realizar un seguimiento de su rendimiento. Por ejemplo, el trabajo realizado en relación con las horas trabajadas puede ayudar a los equipos a asegurar la adhesión al calendario y al presupuesto. Mientras tanto, esto proporciona seguridad a las partes interesadas y ayuda a los miembros del equipo a aprender de sus errores.

3. ¿Se está estableciendo el presupuesto adecuado?

El presupuesto es una de las principales prioridades que un equipo de proyecto debe abordar. No es realista asumir que un presupuesto inicial permanecerá estático. Sin embargo, los directores de proyectos pueden establecer el presupuesto adecuado siguiendo estos pasos:

  1. Estimar los requisitos del proyecto.
  2. Revisar los plazos de los proyectos teniendo en cuenta la influencia de factores externos, como la disponibilidad estacional de recursos.

  3. Ser realista al establecer los tiempos mínimos de finalización.
  4. Pensando en los costos por hito.
  5. Dejando espacio para un alcance mínimo.

Cada paso se relaciona con el proceso de gestión del proyecto, dando al PMO flexibilidad adicional en todas las partes del proyecto. Si pierde cualquier paso, puede incurrir en retrasos y costos adicionales que socavan el éxito de su proyecto.

Estos son tres de los puntos clave a tener en cuenta, pueden parecer de sentido común, pero más a menudo de lo que cabría esperar no son tenidos en cuenta en los procesos de gestión de proyectos de las empresas.