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PREGUNTAS QUE HACERSE ANTES DE CREAR UNA OFICINA DE GESTIÓN DE PROYECTOS (I)

La creación de una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) puede estar llena de dificultades. Existe el reto de obtener apoyo ejecutivo para crear lo que podría ser visto como un nivel adicional de administración y burocracia. Hay una cuestión de dotación de personal: capacitar recursos internos, buscar la experiencia fuera o mezclar los dos? Luego está el problema práctico de no saber lo que no se sabe: la mayoría de las personas que no han creado un PMO antes, obviamente no saben lo que comporta. ¿Cómo se aseguran de haber cubierto todas las bases?

Para esto tenemos el post de hoy. Estas son algunas de las preguntas clave que ayudan a enfocar los esfuerzos donde es más conveniente.

¿Cómo se medirá el éxito?

Antes de empezar cualquier proyecto se deben establecer los objetivos y sistema de medición de su éxito. Si se define el éxito, se puede realizar un seguimiento de su progreso en relación con esas medidas y demostrar el valor. En este caso se tiene que tener claro cómo valorará la ejecutiva el proyecto, que es lo que considerarán un éxito con tal de cumplir sus estándares.

¿Se tiene claro que se quiere hacer?¿Y el nivel en el que se está tratando de hacerlo?

¿Cuáles son los objetivos del PMO? ¿Solo quiere apoyar proyectos de IT este año, para luego pasar a tomar un papel de empresa el próximo año? ¿O algo mas?

No hay derechos e injusticias cuando se trata de objetivos para la PMO. Simplemente se tiene que  estar seguro de que son realistas, alcanzables y que se tiene la capacidad de conseguir y gestionar los recursos necesarios.

¿Es esto un esfuerzo a corto o largo plazo?

Algunas PMO se establecen para apoyar programas de trabajo particulares o grandes proyectos. En este caso se está buscando una PMO con una duración igual a la del programa o proyecto.

Si se quiere hacer algo más a nivel de empresa, más transformativo, entonces tendrá al menos una escala de tiempo de 3-5 años, o preferiblemente más tiempo. Saber lo que está planeando en términos de tiempo ayudará a buscar el personal en consecuencia y establecer los parámetros para la operación.

¿Cuál es el riesgo de no hacerlo?

Se plantea un nuevo negocio se incluye la opción "no hacer nada" y el enfoque para la creación de una PMO no debe ser diferente. ¿Qué pasaría si no se crea una PMO con la estructura que se ha identificado? Presentar los riesgos de no seguir adelante es una manera poderosa de obtener apoyo para el esfuerzo.

Por otra parte, si la respuesta a esa pregunta es "nada", quizás se tenga que repensar si el momento es el adecuado para crear una PMO en su organización.