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PREGUNTAS QUE HACERSE ANTES DE CREAR UNA OFICINA DE GESTIÓN DE PROYECTOS (II)

Hoy continuamos con las preguntas que se deberían hacer al plantease la creación de una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) en una empresa. Se trata de una decisión con un gran impacto en la forma de trabajar de la compañía y en su organización, por lo tanto se deben tener en cuenta todos los factores que intervienen en su creación y en su integración en la empresa.

¿Tenemos suficientes recursos para administrar la PMO?

Esto se aplica especialmente al personal. ¿Quién va a estar en el equipo de la PMO? ¿Ya se tiene gente o será necesario contratarlos? Y dado el alcance del trabajo que se desea abarcar y entregar, ¿cuántas personas necesitará?

Sin embargo, también se aplica a otros recursos - ¿se sabe cuáles son los presupuestos de capital y opex de la PMO que deben basarse en los planes para el próximo año? Si no es así, ¿cómo se va a resolver esto?

¿Dónde informará la PMO?

La ubicación de la PMO es una declaración dentro de la política organizacional del negocio. Para un proyecto de PMO a corto plazo, el equipo podría informar al administrador del programa facilitando la toma de decisiones. Se debe penar en cuáles son los objetivos y dónde tiene sentido que el Director de la PMO informe.

¿Qué sistemas y herramientas se necesitan?

Puede haber herramientas de gestión de proyectos ya en uso en el negocio que se piueden mantener o integrar dentro del PMO. O tal vez se esté empezando desde cero. Este es el momento de preguntarse qué herramientas y software se necesitarán para apoyar al equipo de PMO a día de hoy y de aquí a 3 años. Idealmente, se debe comenzar con las herramientas de grado profesional que escalables a medida que se desarrolla la PMO. Herramientas como Primavera P6 de Oracle apoyan el ciclo de vida de la gestión de proyectos en todas las etapas y tienen el beneficio añadido de desarrollar la madurez de la PMO al ayudar a los equipos a utilizar funcionalidad profesional adicional.

¿Se tiene la experiencia interna para hacer este trabajo?

La creación de una PMO por primera vez, o incluso el relanzamiento de una PMO existente, requiere tiempo y experiencia. Si se tiene solo una oportunidad para ganar la aceptación de la idea, entonces es mejor estar seguro de que va a entregar el valor del día 1 y ser capaz de realizar un seguimiento de los beneficios de la PMO.

Hay varias maneras de mejorar el equipo para poder apoyar el lanzamiento de un PMO. Se puede contratar a un experto para dirigir al personal permanente a través de la iniciativa, formar al personal existente o contratar a consultores expertos a corto plazo para apoyar y transferir conocimientos al equipo. Sea cual sea el plan, sin duda ayudará a la PMO a empezar bien si se ha identificado la mejor manera de asegurar la experiencia necesaria para que el lanzamiento sea un éxito.