Existe una herramienta muy útil en Primavera P6 que ayuda a ahorrar mucho tiempo cuando es necesario hacer numerosos cambios en actividades, asignaciones de recursos y otros. Se trata de la herramienta Cambio Global que permite definir cambios globales que modifican los datos basándose en filtros. En este post veremos cómo usar esta herramienta.
La herramienta permite hacer ajustes en Actividades, Asignaciones de recursos de actividad y/o Gastos de proyecto, a modo de ejemplo haremos el proceso sobre las Asignaciones de recursos de actividad pero es aplicable al resto. Para activar el Cambio Global se debe abrir la pestaña de Herramientas en el menú desplegable superior y hacer clic en Cambio Global, cuando se abra el diálogo se hace clic en +Nuevo para crear un nuevo cambio, en el menú de Seleccionar Área Temática se selecciona la asignación de recursos de actividad y se introduce un nombre para el cambio.
La estructura del Cambio Global es “Si-Then-Else” en la que el “Si” se interpreta como: si se cumple esta condición en el elemento; “Then”: entonces aplicar tal ajuste de cálculo; “Else”: si la condición del elemento es diferente a la definida en “Si” aplicar este otro ajuste de cálculo. Se puede elegir utilizar tan solo “Si” y “Then” si no se quieren hacer cambios en el resto de elementos.
Por ejemplo, si quisiéramos multiplicar las unidades/tiempo presupuestadas de un proyecto, implicaría doblar el esfuerzo de estos recursos en todas las actividades asociadas. Para empezar a aplicar el Global Change definimos el parámetro “Si” como cualquiera de los siguientes.
Esto hará aparecer una “o” entre los parámetros asociados siguientes. El primer parámetro es Nombre ID de recurso, la equivalencia es iguales y el valor es el nombre del recurso. El segundo parámetro empieza con “o” y sigue el mismo esquema que en el caso anterior. Lo que se le está diciendo al programa es que cuando se den estas dos condiciones, Cambio Global hará los cambios que se le indiquen. Para definir el cálculo que deberá aplicar la herramienta se debe seleccionar “Then” y hacer clic en el botón +Agregar de la barra lateral.
En este caso se configurará el parámetro para Unidades/Tiempo presupuestadas y la equivalencia por defecto a “=“. En la parte del resultado, la casilla del parámetro e vuelve a seleccionar Unidades/Tiempo presupuestadas, en Operador se selecciona Multiplicación “*” y el Parámetro/Valor final se pone a 2.
Cuando se entra el valor 2, la herramienta cambia el identificador de h/h a 2h/h lo que multiplicará los recursos por 2. La ecuación para el cálculo está lista, se hace clic en Aceptar y se selecciona el cambio creado para hacerlo disponible para todos los usuarios, también se puede copiar y pegar dentro del diálogo o importar y exportar. Para hacerlo efectivo se hace clic en Aplicar Cambios.
Entonces se generará un reporte de los cálculos que afectan a cada actividad y recurso que coincida con los parámetros establecidos para el cambio. Se debe revisar este reporte y en caso que sea correcto hacer clic en Confirmar Cambios. El reporte también puede ser guardado en un documento de texto.