Una de las consecuencias que ha dejado la crisis económica, en la que aún estamos inmersos, es la reducción de recursos en todos los niveles de las empresas. Esto implica que se exijan los mismos resultados, o mejores, llevando a cabo los proyectos con menos recursos que al final se traducen en menos presupuesto. En estos casos uno de los primeros puntos revisar es si el equipo es realmente eficiente, es decir, si está trabajando al 100% de su potencial o se le puede pedir más. No sirve de nada asignar más recursos a un proyecto porque no se llega a todas las tareas cuando estos están trabajando al 50 o 60% de su capacidad, esto tampoco significa que se deban explotar los recursos sobrecargándolos de trabajo.

Otro factor a tener en cuenta al trabajar en proyectos con equipos limitados es asignarles las tareas adecuadas a cada uno. Se deben tener en cuenta la formación y habilidades de cada recurso para asignarle las tareas en las que será más eficiente y dará mejores resultados. Además, se debe prever su disponibilidad teniendo en cuenta períodos de vacaciones, participación en otros proyectos y otros factores que puedan provocar la ausencia del recurso. Si se hace una buena asignación de tareas, se tendrá al recurso más preparado y con más experiencia realizando cada tarea de la forma más eficiente posible.

Si el presupuesto lo permite se puede proponer al equipo la realización de horas extra remuneradas, cuando este no sea el caso, se puede recurrir a otro tipo de recursos como estudiantes en prácticas que pueden llevar a cabo algunas tareas a un coste menor que un profesional experimentado. Se trata de destinar más presupuesto a los recursos actuales o bien de conseguir más recursos a un coste reducido. Las nuevas herramientas tecnológicas que permiten automatizar parte de los procesos también son una buena solución para llevar a cabo tareas con menos recursos.

El ahorro de tiempo también ayuda a que los recursos puedan hacer el trabajo de forma más eficiente, esto puede conseguirse con el reporting en tiempo real eliminando la necesidad de crear más informes o utilizando documentos de otros proyectos como plantillas para el nuevo. Otro punto en el que el tiempo es un factor importante es en la planificación a futuro, es decir, si se tienen claros los proyectos a realizar a un año vista, se podrá prever que recursos se necesitarán en cada momento haciendo una mejor planificación. Además, se podrá formar a los recursos actuales en conocimientos necesarios para futuros proyectos eliminando la necesidad de contratar a más recursos.

En definitiva, la clave está en los conocimientos de los recursos y en hacer una buena planificación de la asignación de tareas.