En nuestro post anterior introdujimos el concepto de Business Process Management (BPM) en el mundo de la gestión de proyectos. Vimos que suponía adoptar una nueva forma de trabajar, pero cuáles son sus beneficios y su retorno de inversión (ROI). En este post veremos estos beneficios y cómo calcular el ROI.

Lo primero que debemos calcular es el ROI directo e indirecto del BPM. El ROI directo tiene en cuenta los costes directos, valga la redundancia, que tienen que ver con la actividad directa de la empresa como puede ser una herramienta de software de gestión. Por otro lado, el ROI indirecto tiene en cuenta los costes indirectos, aquellos que son más a largo plazo como costes relacionados con el cumplimiento de normativas ambientales, la mitigación de riesgos o la formación de los empleados.

El ROI directo no consiste solo en minimizar los costes directos, las acciones que se tomen irán más allá aportando:

• Mejora de la eficiencia: gracias al process management, se puede detectar qué áreas del proyecto están más desatendidas y se pueden crear estrategias para mejorarlas.

• Disminución del riesgo de error: asegurando que se consiguen los objetivos de las distintas áreas, incluyendo los grupos de actividades más pequeños, se reduce el riesgo de error.

• Definición clara de los roles y responsabilidades: esto ayuda a que los empleados trabajen de una forma más eficiente y dentro del presupuesto.

El ROI directo ayuda a planificar el futuro inmediato de la empresa. Para calcularlo se deben tener en cuenta los costes de implementación del BPM y sus beneficios, por ejemplo, el software (coste) y el ahorro en la ejecución de los proyectos (beneficio).

ROI directo = (Beneficios y Ahorro / Coste de Implementación) · 100

El ROI indirecto, por su parte, tiene en cuenta los costes indirectos. Estos costes dan como resultado beneficios más subjetivos y difíciles de medir. Son el resultado de costes como la formación o la implementación de una dirección estratégica que derivan en:

• Procesos estandarizados en la organización: permiten trabajar con unos plazos y presupuestos más controlados.

• Mejor colaboración: la unificación de procesos facilita la colaboración y que los empleados sepan responder ante situaciones de crisis asegurando el éxito de la empresa.

Para calcular el ROI indirecto se deben identificar los costes asociados con el mantenimiento de los proyectos sin contar la gestión de procesos como regulaciones, calidad, adquisición de nuevos clientes o riesgos. Este será el valor de control. Después, se deben definir los beneficios y ahorro en el mantenimiento de los proyectos después de la implantación del BPM en relación a compliance, adquisición de nuevos clientes, calidad y riesgos. Este será el beneficio neto proyectado.

ROI indirecto = (Beneficio Neto Proyectado / Valor de Control) · 100

Con esto, se puede ver de una forma cuantitativa el impacto del BPM en los procesos la empresa.