Trabajar en proyectos puede ser emocionante y desafiante, este trabajo reúne equipos para crear productos y tecnologías sorprendentes. Pero puede ser que el nivel de estrés esté aumentando crónicamente y que un excelente equipo esté luchando para hacer un trabajo mediocre. En este caso, está claro que algo no funciona, y la causa podría su software de gestión de proyectos. La solución puede parecer fácil, pero lo primero es identificar el problema.

El calendario del proyecto no está actualizado y nadie confía en él.
Cuando únicamente los directores de proyectos actualizan el progreso del proyecto y comunican los cambios y las actualizaciones al equipo, el calendario nunca está realmente actualizado. Los participantes en el proyecto necesitan actualizaciones en tiempo real y acceso constante al plan del proyecto para mantener la confianza.

El equipo está en constante estado de caos.
El equipo está estresado porque las prioridades están cambiando y nadie está trabajando en el mismo proyecto. Cuando alguien se pregunta cuáles son sus prioridades, se encoge de hombros, las listas de verificación no lo tranquilizarán y se sienten como si estuviera fallando a su equipo, gerente y compañía.

Una herramienta de gestión de proyectos ayuda a organizar y priorizar el trabajo y asignar los recursos de acuerdo a la disponibilidad, cambiar las solicitudes y cambiar las fechas de finalización. El equipo puede respirar e incluso sacar tiempo para pensar en lo que están haciendo, planificar y elaborar estrategias, en lugar de jadear.

No se sabe en qué está trabajando el equipo.
Para los gerentes de proyecto es estresante no saber en qué está trabajando su equipo o tropezar cuando su jefe o cliente pide una actualización de estado de forma improvisada en el almuerzo o en el pasillo. Para llevar toda a información al día hace falta una plataforma colaborativa de gestión de proyectos que permita a los miembros del equipo participar en el ciclo de vida del proyecto y a los administradores tienen visibilidad y acceso para ver lo que está pasando, todo el tiempo.

Las prioridades no son claras. O todo es la máxima prioridad.
Un miembro del equipo puede pasar horas o días trabajando en un proyecto sin saber que ya fue presentado, cancelado o hay otra tarea que ha tomado más importancia. Las listas de verificación estáticas, no son algo en lo que se pueda confiar para comprender los cambios inherentes a los proyectos. Una herramienta de gestión de proyectos debe ser capaz de alinear a los equipos y priorizar el trabajo para que salga a tiempo.

Los recursos están sobre asignados.
Hacer más con menos ha sido un mantra de los últimos tiempos, ya sea se esté trabajando en proyectos de fabricación o tecnología. Cuando el equipo está sobre asignado es una señal segura de que su herramienta de gestión de proyectos no está funcionando, o el proceso no es fiable. Una buena plataforma de gestión de proyectos ayuda a asignar recursos a través de proyectos al mostrar quién tiene capacidad, quién está sobre asignado y cuánto trabajo se distribuye entre los individuos.

La falta de control del tiempo tiene un impacto negativo en el negocio.
Si no hay una manera fácil para que los miembros del equipo rastreen el tiempo y registren el progreso, muchas cosas pueden salir mal. Por ejemplo, sin datos exactos para el trabajo del cliente, las predicciones podrían ser erróneas y llegar al extremo de tener que devolver dinero a los clientes que creen que no se ha hecho el trabajo que pedían. Además, los números de seguimiento de tiempo proporcionan datos de proyecto para su análisis y creación de objetivos, solicitud de más recursos y predicciones de proyectos futuros.

La relación con los stakeholders y los clientes es tensa.
El equipo hace un gran trabajo, pero a los clientes y stakeholders no les gusta trabajar con ellos por varias razones. Nunca tienen una idea clara de lo que está pasando, y el equipo tiene una tendencia a sorprenderlos con noticias de un cambio de horario o una solicitud de más presupuesto para completar el proyecto. Todo esto podría dañar la credibilidad de la empresa, y no es porque no sean capaces de realizar un buen trabajo. Pero si  la empresa no se gana la confianza de clientes y stakeholders, podría perder el proyecto. Lo que todos los clientes y stakeholders desean es una visibilidad honesta y clara de los proyectos y su progreso. Lo ideal sería contar con acceso a la herramienta y todos los informes.

Todos estos son indicadores de que hay alguna cosa que falla con la organización y la solución de gestión de proyectos que se usa. Oracle Primavera P6 es la solución de gestión de proyectos que cubre todas las necesidades de las empresas garantizando el cumplimiento de los timings y presupuestos a la vez que asegura la calidad del resultado final.