Hay múltiples factores que intervienen en un proyecto: hay un alcance, un presupuesto, un horario y una línea de tiempo definidos. Empresas y profesionales de la gestión de proyectos buscan continuamente reducir costes y mejorar la visibilidad. En el transcurso del proyecto, los riesgos pueden convertirse en amenazas y las oportunidades pueden evolucionar en grandes ahorros y mejor visibilidad. También puede haber cambios importantes en los planes, incluso los más estrictos planes de gestión de cartera de proyectos están sujetos a cambios.

Muchos de los factores que pueden afectar al desarrollo de un proyecto pueden ser externos: la agitación política puede llevar a la revocación de los permisos; los trabajadores pueden descubrir la inestabilidad ambiental durante la construcción y mucho más. Con toda probabilidad, la necesidad de reducir los costos del proyecto aumentará a medida que el proyecto avanza. Las cosas cambian, y los problemas aparecen, amenazando con el colapso y el fracaso. Pero, los gerentes de proyectos y los miembros del equipo pueden sortearlos al comprender los desafíos principales a los que se enfrentan y cómo superarlos.

Objetivos inciertos o indefinidos impiden el éxito:

Los objetivos del proyecto poco claros o indefinidos contribuyen a la falta de comunicación, la mala colaboración y la mala alineación de su equipo de proyecto. Dado que la oficina de gestión de proyectos (PMO) se basa en la alineación para asegurar la terminación oportuna de un proyecto, cuando el proyecto no es claro da lugar a una serie de problemas.

Por ejemplo, la falta de comunicación sobre las prioridades puede dar lugar a flujos de trabajo incorrectos. Por lo tanto, el presupuesto y el calendario se sesgan en direcciones imprevistas. Estas desviaciones pueden resultar en mala calidad de los resultados del proyecto, y la visibilidad se ve afectada. Los costos finales aumentan a medida que más trabajadores deben "rehacer" el trabajo anterior para cumplir con las expectativas.

La solución radica en establecer metas, incluyendo la reducción de costos y mejorar la visibilidad, en el inicio del proyecto. Sin embargo, a veces no se establecen metas más allá de lo obvio antes de comenzar un proyecto. Hay un plazo general y un presupuesto. Sin contar los informes de estado, ¿qué más pueden hacer los administradores de proyectos para mantener estos objetivos intactos?

Deben ayudar a todos los miembros del equipo a cumplir con sus responsabilidades y mantenerse alineados con las metas establecidas y detalladas. Si una persona no los entiende, podría resultar en una cadena de fallos en el proyecto. Sin embargo, otros objetivos, como la entrega de un proyecto sin sobrepasar las toneladas de residuos, tienen el potencial de reducir los costos y aumentar la visibilidad.

Los cambios en el alcance del proyecto son otra parte del problema. Las metas pueden cambiar para reflejar las necesidades de la compañía modificando los plazos del proyecto. Los cambios no deben estar más allá de lo razonable, pero no se puede determinar si un cambio es razonable sin conocer los objetivos originales. Establecer metas al principio evita este problema, alineando la estrategia comercial con las expectativas y la estrategia del proyecto.

Estos factores son la base del Risk Intelligence que consiste en utilizar datos para obtener análisis detallados de todos los riesgos en un proyecto. Por lo tanto, puede crear soluciones basadas en datos para los posibles problemas antes de que se materialicen.