Continuando con la serie de artículos que sobre los Retos del Project Management que iniciamos la semana pasada hoy vamos a hablar sobre otros aspectos importantes a tener en cuenta. Se trata de los posibles problemas que pueden aparecer en el calendario o los riesgos que conlleva la falta de estandarización.

Problemas inesperados pueden afectar al calendario del proyecto

Durante el desarrollo de un proyecto pueden haber imprevistos. Los problemas inesperados pueden surgir de la nada, pero los indicadores de que iban a ocurrir pueden haber existido antes. Además, afectan negativamente el calendario del proyecto, el presupuesto y la calidad. Sin embargo, la gestión proactiva del riesgo puede ayudar.

Cuando los riesgos potenciales se identifican pronto, los miembros del equipo del proyecto pueden trabajar para definir estrategias para superarlos. Además, la identificación temprana consigue costos más bajos y aumenta la visibilidad a través de las posibilidades de un proyecto. Las notificaciones automatizadas en los sistemas de inteligencia de riesgo también pueden aprovecharse para reducir los costos de riesgo mediante el control de la probabilidad de que el riesgo se produzca.

La falta de estandarización aumenta el riesgo

Hablando de riesgos, la falta de estandarización aumenta todos los riesgos en un proyecto. La estandarización permite a las partes tomar acciones específicas en caso de un problema. Por ejemplo, las habilidades de un solo trabajador o la formación insuficiente pueden identificarse a través de procesos estándar. Las futuras asignaciones del trabajador pueden conducir a problemas de calidad y al aumento general de los costos. Si existieran procesos de contratación estándar, el problema podría haberse evitado en su totalidad.

Los gerentes de proyecto y los miembros del equipo pueden reducir los costos y aumentar los flujos de trabajo a través de la creación de procesos estándar. Sin embargo, no todos los procesos funcionarán correctamente al inicio del proyecto. Por lo tanto, los procesos estándar deben tener espacio para crecer y adaptarse a los cambios en un proyecto.

Por ejemplo, el PMO puede recopilar comentarios de los empleados para los procesos que hacen y no funcionan. Debe obtener comentarios de los empleados para ver qué tipo de proceso funciona mejor. Además, la estandarización requiere que la implementación en toda la organización sea efectiva. En otras palabras, si una persona no se mantiene al mismo nivel, los riesgos pueden llegar a afectar negativamente al proyecto igualmente.