Continuamos con la lista de preguntas que iniciamos la semana pasada con los temas que deben plantearse en una oficina de gestión de proyectos (PMO) para ver si su proceso de gestión de proyectos es eficiente y adecuado.

4. ¿Se están estableciendo las metas correctas?

Las oficinas de proyectos actuales pueden supervisar múltiples proyectos o programas completos al mismo tiempo. El nivel de madurez de una organización se correlaciona con el establecimiento de metas adecuadas. Las crecientes demandas de visibilidad y rendición de cuentas también resultan en presiones adicionales de las empresas para desarrollar valor estratégico al establecer metas.

Otro tema gira en torno a la adaptabilidad de los objetivos de la oficina. Cuando los objetivos carecen de valor estratégico, tienden a permanecer estacionarios. Esto lleva a la pérdida de oportunidades y el aumento de los costos. Mientras tanto, un enfoque único para los riesgos impide que las empresas presenten nuevas e innovadoras soluciones a posibles problemas. Si bien las metas deben conservar el valor estratégico, deben cambiar para reflejar los cambios en el negocio.

La clave está en asegurar que las metas estén establecidas para proporcionar una dirección a los miembros del equipo a medida que crece la oficina.

5. ¿Cómo se está evaluando la eficiencia y efectividad de los procesos?

La evaluación de los procesos de gestión de proyectos debe basarse en análisis basados ​​en datos. Cuando se toman decisiones basadas en datos, se puede demostrar a otros por qué ciertas acciones han obtenido resultados específicos. Esto puede incluir proporcionar informes sobre los miembros del equipo a las partes interesadas o a otros miembros de la administración de nivel ejecutivo. Por lo tanto, la organización puede aprovechar el poder de los datos para aumentar la visibilidad. Pero eso no es todo.

La evaluación de procesos debe considerar las nuevas tecnologías y las mejores prácticas durante todas las evaluaciones.

Por ejemplo, las tecnologías emergentes en Internet de las Cosas pueden ser usadas para mejorar los costos de combustible durante un proyecto de construcción. La única manera de evaluar con éxito su eficacia es entendiendo sus costos y cómo afectan el presupuesto y el calendario del proyecto. Además, ¿la implementación de estos cambios beneficia los objetivos estratégicos de una empresa, como centrarse en las formas de reducir las emisiones de carbono?

Más que nada, los gerentes de proyectos deben considerar la visibilidad, el valor estratégico y la versatilidad al evaluar el rendimiento y la efectividad de los procesos del proyecto.

6. ¿Existe una buena formación interna?

La última pregunta gira en torno a las habilidades del equipo. ¿Tienen la formación y la experiencia necesarias para completar el proyecto y sus responsabilidades como se definen?

Habrá indicios obvios cuando el nivel de formación es apropiado. Por ejemplo, los presupuestos y los horarios se mantendrán, y los problemas rara vez surgirán. Sin embargo, algunos indicadores de la necesidad de formación son más sutiles.

Por ejemplo, los miembros del equipo que requieren asistencia continua con el sistema de software de la PMO necesitan formación. Además, el equipo puede carecer de roles y responsabilidades. Como director de proyecto, puede ser difícil ver este indicador. La forma más sencilla es considerar sus responsabilidades personales.

Si alguien se siente abrumado o incapaz de cumplir con las responsabilidades que otros podrían razonablemente completar, el equipo necesita formación adicional.

La necesidad de formación puede ser perjudicial, pero también puede ayudar a aumentar la madurez organizacional y el éxito general de la PMO.