El fracaso es una posibilidad que siempre existe en todos los aspectos de la vida, y la gestión de proyectos no está exenta de él. Aunque no existe la receta perfecta que asegure el éxito al 100% en la gestión de proyectos, hay una serie de buenas prácticas que ayudan a hacer las cosas de forma que se reduce el riesgo de fracaso. Lo primero que deben hacer los gerentes de proyectos es conocer estas prácticas con tal de adaptarlas a sus procesos de gestión haciéndolos más eficientes y productivos. En la gestión de proyectos un enfoque más claro con técnicas detalladas y específicas dentro de su proceso de gestión de proyectos podría salvarlo del fracaso.

Crear un plan de definición de proyecto detallado

Cuando un proyecto necesita hacerse rápidamente, puede haber una tendencia a eludir los procesos de planificación apropiados, pero corriendo a través de las etapas de planificación de un proyecto deja vulnerabilidades críticas en la estructura del proyecto y puede comportar problemas en el futuro.

Una planificación adecuada es necesaria para asegurar que no sólo se complete un proyecto, sino que se reduzca su coste, duración y que se produzca un aumento de la calidad del trabajo durante toda la vida útil del proyecto. Un componente esencial de planificación que a menudo se pasa por alto es un Plan de Definición de Proyecto. Este documento debe ser el principal producto del proceso de planificación inicial, detallando todos los aspectos performativos y rastreables del proyecto. Junto con la definición de los roles y responsabilidades de cada miembro, el documento también debe esbozar la visión general, los objetivos, los procesos establecidos y el alcance del proyecto. En última instancia, el Plan de Definición del Proyecto debe unificar al equipo bajo un conjunto universal de procedimientos y objetivos, permitiéndoles trabajar al unísono hacia la meta general del proyecto.

Una vez aprobado por el cliente y las partes interesadas pertinentes, el Plan de Definición del Proyecto debe convertirse en la base de todo el trabajo del proyecto que se realice, ofreciendo una valiosa medida de cohesión a lo largo del proceso del proyecto, permitiendo una mejor  mensurabilidad.

Definir los procedimientos de gestión de proyectos

Mientras que los procedimientos del proyecto deben ser esbozados en el plan de definición del proyecto, se debe tener cuidado y atención al definirlo y en su comunicación posterior al equipo.

Es imprescindible que los procedimientos del proyecto que se establezcan sean concretos, escalables y, en última instancia, universales en todo el personal del proyecto y en el propio proyecto. Los procedimientos de gestión de proyectos completos y definitivos son su primera línea de defensa contra el desvío del alcance y organizan cómo administrará los problemas de generación de informes, las evaluaciones de riesgos, la calidad y proporcionará rutas claras de comunicación.