Hoy continuamos con la serie de mejores prácticas para los directores de proyectos que iniciamos la semana pasada. Como ya comentamos no se trata de una lista infalible que asegura el éxito de todos los proyectos en os que se siga, pero si que son una serie de buenas prácticas que ayudan a conseguirlo.

Realizar una Reunión de Lanzamiento de Proyecto

Hacer toda la planificación y crear un espectacular Plan de Definición de Proyecto no servirá de nada a menos que se comunique de forma clara al equipo. La celebración de una reunión de lanzamiento de proyecto antes de que comience el proyecto garantiza que todo el equipo y todos los que tengan alguna participación en el proyecto estén alineados hacia el mismo objetivo.

Asegurar que el Patrocinador del Proyecto Apruebe Todas las Solicitudes de Cambio de Alcance

A parte de la gestión del calendario, la gestión del alcance del proyecto es uno de los requisitos más importantes a controlar de un proyecto, ya que se puede estar perdiendo el control sobre los aumentos del presupuesto y se tiene a miembros del equipo valiosos trabajando en entregas que no son requisitos importantes del proyecto.

Sin embargo, ocuparse de las solicitudes de cambio de alcance es una parte importante de la gestión de un proyecto con dos áreas centrales que deben ser entendidas para tener éxito - saber quién es el cliente y ser capaz de reconocer la extensión que abarca el alcance.

Las solicitudes de cambios en el alcance vendrán por parte de todo el equipo del proyecto, la mayoría de las veces de las partes interesadas que incluso pueden ser administradores por derecho propio, sin embargo, mientras que pueden presentar propuestas, es sólo el patrocinador del proyecto, el cliente, quien puede dar la aprobación para cualquier cambio de alcance. Ya que son los únicos que pueden cubrir financieramente los cambios y evaluar si el impacto es aceptable.

Del mismo modo, mantener cada cambio propuesto en contra de los objetivos globales del proyecto tal como se definen en el Plan de Definición del Proyecto, puede mitigar el potencial de expansión del alcance.

Evaluación Continua

Teóricamente, una vez ya se ha llegado a un consenso sobre la definición del proyecto, se ha delineado el procedimiento y se ha concluido un plan de trabajo detallado, el único desafío que queda es facilitar adecuadamente todas las piezas para que encajen en su lugar. Desafortunadamente, ningún proyecto es tan simple y se tendrán que aplicar de forma proactiva habilidades de gestión y técnicas para evitar imprevistos para asegurar su cumplimiento con éxito.

Para reducir la cantidad de veces que se necesita sortear obstáculos, es necesario implantar un sistema de evaluación continua. Centrándose particularmente en áreas tales como el plan de trabajo, el presupuesto y la evaluación del riesgo.

A medida que avanza el horizonte de planificación y el plan del proyecto se vuelve menos concreto y más orientativo, es esencial controlar, y posteriormente actualizar el plan de proyecto, las actividades que se han completado o que se están completando, junto con los gastos financieros y la posible aparición nuevos riesgos. Supervisar el proyecto de esta manera puede ayudar a determinar si el proyecto se completará dentro del plan original, costo y duración, lo que permitirá actualizar con precisión a los interesados y patrocinadores del proyecto. Además, aumenta la visibilidad de los plazos potencialmente optimistas y vulnerabilidades en el plan de proyecto que podrían afectar el resultado final de su proyecto, dando la oportunidad de reajustar y crear soluciones antes de que se acumulen los problemas.